NHOs digitale portal ble redningen for Polaria

– Denne operasjonen hadde ikke vært mulig uten Arbinn.no, sier hun oppriktig.
Anne Gretes begeistring for NHOs arbeidsgiverportal er så betydelig at hun har rukket å holde flere foredrag om de utallige fordeler som ligger i denne omfattende, men økonomisk rimelige pakkeløsningen.

– For oss ble Arbinn.no redningen. Uten denne portalen hadde vi aldri fikset en slik omstilling så effektivt og på så kort tid, oppsummerer hun. 

Overtok analog bedrift

For å forstå hva Anne Grete snakker om, må vi skru tiden tilbake vinteren 2018. Den godt utdannede økonomen, med lang ledererfaring både fra reiselivsbransjen og Ungt Entreprenørskap Troms, hadde nettopp overtatt stafettpinnen som direktør for Polaria i Tromsø.

Stiftelsen hun skulle lede er tilknyttet forskningsinstitusjonen Framsenteret, og tilbyr besøkende å ta del i opplevelser basert på kunnskap om miljø- og klimaendringer i Arktis. De har 47 ansatte fordelt på 26 årsverk. I tillegg til utstillingene har Polaria en kafé, et akvarium og en butikk. Det er minimalt med administrasjon. Anne Grete innrømmer at hun ble ganske overrasket over det som møtte henne.

– Det var en analog verden med papirstabler opp til taket. For meg, som hadde jobbet digitalt og papirløst i en årrekke, var det som å bli kastet tilbake til 1990-tallet. Medarbeiderne satt med hver sin lille PC. Disse var så vidt knyttet til en prehistorisk server. Nettet var svakt og verktøyene få. Jeg visste at dersom vi skulle samhandle med omgivelsene, var vi nødt til å hive oss rundt, men jeg ante ikke hvor jeg skulle begynne.

Hva koster et medlemskap? Beregn medlemskontingenten helt uforpliktende

Fant alt hun trengte

Løsningen kom raskt på bordet etter en telefon til spesialrådgiver Gunnar Nilssen i NHO Arktis. Hun forklarte ham at hun trengte en digital ambulansetjeneste. Var det laget noe som kunne gjøre denne jobben enklere? Hun hadde ikke mulighet til å sette seg ned og bygge opp et nytt system. Gunnars svar var Arbinn.no.

– For meg var det å åpne Arbinn.no et gudelig øyeblikk, minnes hun.
– Jeg skjønte raskt at alt jeg trengte allerede lå i systemet. Her var lovverket, forslag til tekster og alt som skulle til for å gjøre egne risikoanalyser. Det var flere steder stort sett bare å bytte ut felter for bedriftens navn til Polaria. Andre områder krevde noe mer utfyllende skrivearbeid. Ved hjelp av de gode eksemplene ble det likevel enkelt.

Anne Grete forteller at hun etter denne «åpenbaringen» satte seg ned i noen uker. Hun gjorde alt arbeidet selv, men var hele tiden nøye med å involvere alle medarbeidere slik at de ble kjent med de nødvendige dokumentene på Arbinn. Hun visste at det var viktig å få alle med på laget i en slik prosess.

– Bedriften har tilsammen 47 enestående medarbeidere. Mange hadde vært der lenge, og kjente ikke til mulighetene ved å bruke digitale verktøy og løsninger som forbedret og forenklet arbeidet. Det ble en bratt læringskurve, og vi hadde ikke klart det uten Arbinn og en kjempemotivert stab, sier hun.

Kontakt oss for alle spørsmål om medlemskap

Opplæringskrav innen HMS ble tilgjengelig for de ansatte

At det på Arbinn.no også ligger informasjon om krav til opplæring innen HMS-området er noe av det Anne Grete berømmer. Alle medarbeidere har fått nødvendige kurs, som i brannvern og førstehjelp. Dette gjelder også dem som jobber deltid eller bare i sesong.

– Også HMS-håndboken vår er nå tilgjengelig på Arbinn. Ved å vise til de ulike opplæringskravene som er spesifisert der, flyttet vi ansvaret fra meg og en personalsjef til den enkelte medarbeider. Nå må de selv logge seg inn i håndboken og holde seg oppdatert, forklarer hun.

I sine foredrag anbefaler Anne Grete Johansen enhver liten og mellomstor bedrift å ta Arbinn.no i bruk.
– Det kan være en liten sjau å bevege seg over dørstokken til denne digitale portalen, men du vil snart oppdage at alle de verktøy du trenger som bedriftsleder ligger der.